01 · La longlist
Le besoin. L'objectif n'est pas une liste parfaite. C'est une base large et qualifiable, obtenue en heures plutôt qu'en jours, et nettoyée de ce que vous connaissez déjà.
Les outils. Le cahier des charges, la charte fournisseur, l'export du panel. En lecture seule : à cette étape, l'agent ne rédige rien qui sorte de chez vous.
Le prompt.
J'ai un nouveau besoin. Documents joints : le cahier des charges, notre charte
fournisseur, l'export de notre panel fournisseurs actuel.
Mes critères de sélection, par ordre d'importance :
[ex. : prix, délai, certifications, capacité de production, proximité].
Étape 1 : propose-moi une longlist de fournisseurs candidats.
- Utilise le cahier des charges pour comprendre le besoin (produit, volume,
zone, contraintes).
- Écarte d'office tout candidat incompatible avec la charte fournisseur, et
indique lequel et pourquoi.
- Compare ta liste à notre panel : sépare « déjà connus » et « nouveaux
entrants ».
- Pour chaque candidat : nom, pourquoi il pourrait convenir au regard des
critères, et ce qui reste à vérifier. Ne complète aucune donnée non
vérifiée : marque-la « à confirmer ». Présente le tout en tableau.
Je valide la longlist avant qu'on passe au RFI.
Pour élargir au-delà de la mémoire du modèle, branchez des sources vivantes : la recherche par code NAF/APE via l'API Sirene de l'INSEE (gratuite), les données légales et financières de Pappers pour la santé d'un candidat, l'annuaire des entreprises de l'État. Europages et Kompass pour l'Europe industrielle. Et un retour de terrain : pour les fournisseurs manufacturiers, Grok est étonnamment efficace en recherche de candidats.
Le garde-fou. Une IA peut citer un fournisseur qui n'existe pas, ou lui prêter une capacité qu'il n'a pas. Les modèles comblent les trous : c'est leur pente naturelle. La parade est triple : l'instruction « à confirmer » dans le prompt, le croisement Sirene ou Pappers sur chaque nouvel entrant, et votre relecture. Traitez la longlist comme une piste à valider, jamais comme un fait acquis. Vous élaguez, vous complétez, vous assumez la liste qui reste.
La mesure. Temps passé du besoin exprimé à la longlist validée, et nombre de candidats sérieux qu'un tour manuel n'aurait pas trouvés.
02 · Le RFI
Le besoin. Un questionnaire dont les réponses se comparent, sans re-saisie ni interprétation. La règle d'or : chaque question du RFI doit alimenter une case de votre grille d'évaluation. Une question qui ne nourrit pas la grille est une question de trop.
Les outils. La grille d'évaluation (avec sa pondération) et la charte fournisseur, en pièces jointes du prompt. L'agent écrit un document ; vous seul l'envoyez.
Le prompt.
Voici ma longlist validée, ma grille d'évaluation fournisseurs (avec
pondération) et notre charte fournisseur.
Rédige un document RFI structuré, prêt à envoyer :
- Chaque question doit correspondre à un critère de la grille d'évaluation,
dans son ordre de pondération. Signale tout critère de la grille qu'aucune
question ne couvre.
- Privilégie les questions fermées, chiffrées ou à choix ; évite les questions
ouvertes vagues.
- Annexe la charte fournisseur et demande un engagement formel de conformité
dans la réponse.
- Structure : présentation du besoin, questions par thème (capacité, prix,
délai, certifications, références), format de réponse imposé, date limite.
- Ton professionnel et neutre. Ne dévoile ni budget cible ni stratégie de
négociation.
Le format de réponse imposé n'est pas un détail. Réponses alignées sur la grille à l'aller, dépouillement mécanique au retour. Le temps passé à relire le RFI, vous le récupérez au triple à la synthèse. Et si vous voulez aller plus loin : demandez à l'agent une page web simple qui héberge le questionnaire et écrit chaque réponse en base de données. Expérience meilleure pour le fournisseur, zéro re-saisie pour vous.
Le garde-fou. Relisez le RFI comme s'il partait sous votre signature, parce que c'est le cas. Vérifiez qu'aucune information sensible ne fuit, que le besoin est décrit sans exposer votre position de négociation, et que les critères éliminatoires de la charte sont bien annexés. L'agent rédige vite ; vous restez responsable de ce qui sort.
La mesure. Temps de rédaction du RFI, et taux de réponses exploitables sans relance de clarification. Ce second chiffre dit si vos questions étaient les bonnes.
03 · La synthèse et la shortlist
Le besoin. Les réponses reviennent, inégales en format et en détail. C'est l'étape la plus longue à la main, et celle où l'agent aide le plus : mise sur grille, scoring, détection des trous.
Les outils. Les réponses RFI, la grille d'évaluation avec pondération, la charte fournisseur, et les sources publiques de l'étape 1 pour la contre-vérification.
Le prompt.
Voici les réponses RFI des fournisseurs [joindre], ma grille d'évaluation
(avec pondération) et notre charte fournisseur.
1. Mets chaque réponse sur la grille : une ligne par fournisseur, une colonne
par critère, dans l'ordre de pondération. Reprends la réponse du
fournisseur ; si elle manque, est ambiguë ou en contredit une autre,
signale-le explicitement, ne comble pas.
2. Vérifie la cohérence des données déclarées avec les sources publiques
(Sirene, Pappers) : effectifs, santé financière, existence légale. Signale
tout écart.
3. Contrôle l'engagement de conformité à la charte fournisseur : présent,
absent, ou avec réserves.
4. Propose une shortlist de 3 fournisseurs classée selon la pondération de la
grille, avec pour chacun la justification du classement, les écarts
détectés et les points à creuser en phase suivante.
La pondération reste la mienne. La décision finale me revient.
Le garde-fou. C'est l'étape qui oriente la décision, donc la plus sensible. Trois précautions. Vérifiez par sondage que les cases de la grille correspondent aux réponses reçues : l'agent peut mal interpréter une formulation. Lisez les justifications avec un œil critique : un candidat peut être premier au score et éliminatoire sur un critère que seul votre jugement métier voit (dépendance, historique, contrainte terrain). Et gardez la pondération : c'est votre métier qui fixe le poids des critères, pas le modèle.
La mesure. Temps entre la réception des réponses et la shortlist prête, nombre de fournisseurs réellement comparés, et nombre de corrections apportées à la grille de l'agent. Trois chiffres qui disent si l'agent vous a fait gagner un cycle.
04 · Le ROI, chiffré
Remplacez ces hypothèses par vos mesures : la méthode compte plus que les valeurs.
| Hypothèse | Valeur de départ |
|---|
| Fréquence | 1 sourcing de nouveau besoin par mois |
| Temps manuel (longlist 1 j + RFI 0,5 j + dépouillement 1,5 j) | ~3 jours par sourcing |
| Temps avec l'agent (cadrage 1,5 h + relecture RFI 1 h + supervision synthèse 2 h) | ~0,6 jour |
| Coût journalier chargé d'un acheteur | 360 €/jour |
| Coût tokens par sourcing | quelques euros (grilles publiques éditeurs, 2026) |
Le calcul. Manuel : ~3 jours, soit ~1 080 € de temps acheteur par sourcing, près de 13 000 € sur 12 sourcings. Avec l'agent : ~0,6 jour, soit ~215 € par sourcing, près de 2 600 € à l'année. Le gain : ~2,4 jours par sourcing, environ 80 % du temps, soit près de 29 jours d'acheteur rendus à l'année, autour de 10 000 €.
Le gain qui ne se voit pas dans le tableur. D'abord la vitesse : une shortlist en deux jours au lieu de deux semaines, c'est un besoin métier servi avant qu'il ne parte en achat sauvage hors procédure. Ensuite la largeur : un acheteur pressé compare 3 ou 4 fournisseurs ; un agent en défriche 10 sans surcoût. Plus de candidats comparés, c'est une meilleure mise en concurrence, donc un meilleur prix. Ce gain-là tombe dans les savings, pas dans le temps.
Reportez les deux dans le savings tracker, avec la baseline mesurée sur un sourcing réel et la méthode de calcul. Un chiffre tenu, avec sa source, vaut dix chiffres espérés.
05 · Le piège à éviter
Ne laissez jamais l'agent décider de la shortlist, même quand sa grille est impeccable. La mise en forme, oui ; la pondération et l'arbitrage final, non. Un fournisseur peut cocher toutes les cases sur le papier et être éliminatoire sur un critère que seul votre jugement métier voit. Dans tous les cas, l'agent est un outil d'exécution, pas de décision.
L'agent vous fait arriver plus vite devant la décision. La décision reste la vôtre.
Avant votre prochain sourcing, faites une seule chose : sortez votre grille d'évaluation et votre charte fournisseur, et donnez-les à l'agent. C'est le contexte qui transforme un générateur de suppositions en collègue cadré.
Une question sur votre cas précis ? Écrivez-moi : alex@theprocurementor.com. Je réponds à chaque message.
Les chiffres de ROI sont des hypothèses à remplacer par vos mesures. Validez toujours par sondage les données produites par l'agent avant de les présenter.